Mehrsprachige Veranstaltung planen
Eine mehrsprachige Veranstaltung steht und fällt mit der Vorbereitung. Wer erst zwei Wochen vor dem Termin über Dolmetscher nachdenkt, zahlt entweder drauf oder muss Kompromisse machen. Die folgende Timeline hat sich in unseren Frankfurter Projekten bewährt.
3–6 Monate vor der Veranstaltung: Sprachkombinationen festlegen, Format klären (präsent, hybrid, remote), Dauer und Anzahl der parallelen Räume. Auf dieser Basis buchen wir das Dolmetscherteam. Beliebte Termine (Frühjahr/Herbst, Messe Frankfurt) sind früh ausgebucht.
2–3 Monate vorher: Location bestätigen und Technik anfragen. Simultankabinen brauchen Platz, Sichtlinien zur Bühne und Stromanschlüsse. Bei Hybrid- oder Remote-Formaten: Plattform (Zoom, KUDO, Interprefy) festlegen, Test-Slots im Kalender.
4–6 Wochen vorher: Programm, Rednerliste, Sprachen pro Slot final. Erste Unterlagen ans Team – Agenda, Sprecherbios, Präsentationen im Entwurf.
2 Wochen vorher: Referenzmaterial nachliefern: Fachterminologie, interne Abkürzungen, Vorjahres-Berichte. Bei Hauptversammlungen: Anträge, Vergütungssystem, Aufsichtsratsbericht. Bei Pharma: Studienprotokolle, Wirkstoffnamen.
Woche der Veranstaltung: Technik-Check am Vortag, letzte Präsentationen ans Team, Ablaufplan mit Zeitfenstern.
Am Tag: 60–90 Minuten vor Start Kabinen-Check, Mikrofontest, Briefing mit Regie und Redaktion. Wichtig: eine feste Ansprechperson für die Kabinen während der Veranstaltung.
Der rote Faden: Sprache ist keine Last-Minute-Position im Budget, sondern Teil der Dramaturgie. Wer sie früh mitdenkt, spart am Ende Geld und Nerven.